Recuperar impostos na farmácia é uma possibilidade real para estabelecimentos que recolheram tributos indevidamente, em duplicidade ou em valor superior ao determinado pela legislação.
Como as farmácias comercializam medicamentos, produtos de higiene, cosméticos, itens de conveniência e mercadorias sujeitas a diferentes tratamentos fiscais, erros na classificação fiscal das receitas são comuns.
Neste artigo, você entenderá como recuperar impostos na farmácia, quais tributos podem ser revisados, quais documentos precisam ser analisados e quais cuidados são indispensáveis para evitar pedidos irregulares.
O que significa recuperar impostos na farmácia?
A recuperação tributária é o procedimento utilizado para identificar e reaver valores que foram pagos indevidamente ou a maior pela empresa.
Na prática, a contabilidade realiza uma revisão das apurações fiscais dos períodos anteriores para comparar o que a farmácia efetivamente recolheu com aquilo que deveria ter sido pago de acordo com a legislação.
Quando é identificado um pagamento indevido, o estabelecimento pode solicitar a restituição do valor ou, conforme o tipo de crédito e o regime tributário, utilizá-lo para compensar débitos futuros.
As oportunidades podem surgir em situações como:
- Tributação de receitas que deveriam ter recebido tratamento monofásico;
- Falta de segregação das receitas no Simples Nacional;
- Recolhimento indevido de ICMS sobre produtos sujeitos à substituição tributária;
- Erros na classificação fiscal de medicamentos e cosméticos;
- Pagamentos duplicados;
- Preenchimento incorreto de declarações;
- Aproveitamento insuficiente de créditos permitidos;
- Divergências entre o cadastro de produtos e a legislação vigente.
Portanto, recuperar tributos não significa criar créditos artificiais ou adotar interpretações sem respaldo legal. O objetivo é corrigir pagamentos que comprovadamente excederam o valor devido.
Por que as farmácias podem pagar impostos a maior?
A farmácia trabalha com um cadastro extenso e diversificado de mercadorias. Um único estabelecimento pode comercializar milhares de itens submetidos a regras tributárias diferentes.
Enquanto determinados medicamentos estão sujeitos à tributação monofásica de PIS e COFINS, outros produtos podem seguir a tributação normal.
Há ainda mercadorias submetidas à substituição tributária do ICMS, produtos com redução de base de cálculo e itens que passaram por alterações legislativas ao longo do tempo.
Essa diversidade aumenta o risco de erros, principalmente quando o sistema da farmácia não está corretamente integrado ao software fiscal e contábil.
Entre as causas mais frequentes de recolhimento a maior estão:
- NCM cadastrado incorretamente;
- Ausência de atualização do cadastro após mudanças legais;
- CST ou CSOSN incompatível com a operação;
- Tratamento de todos os produtos como se fossem tributados da mesma maneira;
- Falhas na segregação das receitas no PGDAS-D;
- Parametrização incorreta do sistema de gestão;
- Utilização de listas genéricas de produtos sem validação individual;
- Divergências entre notas fiscais, estoque e escrituração fiscal.
Um cadastro incorreto pode se repetir em todas as vendas durante meses ou anos. Por isso, um erro aparentemente pequeno pode gerar uma diferença tributária relevante quando aplicado a um grande volume de operações.
Como recuperar impostos na farmácia pelo regime monofásico?
Uma das principais oportunidades para farmácias está relacionada ao PIS e à COFINS cobrados pelo regime monofásico. Nesse sistema, a legislação concentra a tributação no fabricante ou no importador.
Para determinados produtos farmacêuticos, a legislação estabelece alíquota zero de PIS e COFINS sobre a receita de venda obtida por pessoas jurídicas que não sejam fabricantes ou importadoras dos produtos abrangidos.
Isso significa que a farmácia, na condição de revendedora, pode não precisar recolher PIS e COFINS sobre a venda de determinados produtos já tributados anteriormente na cadeia.
No Simples Nacional, por exemplo, o valor não é retirado automaticamente da guia apenas porque a mercadoria é monofásica. A empresa precisa informar corretamente a natureza da receita no sistema de apuração.
Quando todas as vendas são lançadas como receitas sujeitas à tributação normal, o PGDAS-D pode calcular parcelas de PIS e COFINS sobre produtos que deveriam ter tratamento específico. É justamente essa diferença que pode dar origem ao pedido de restituição ou compensação.
Entretanto, a recuperação depende de uma análise produto por produto. Não se deve utilizar apenas a descrição comercial, como “medicamento”, “cosmético” ou “produto de higiene”. A identificação precisa considerar:
- NCM;
- Descrição fiscal do produto;
- Período em que a venda ocorreu;
- Legislação vigente naquele período;
- Posição da empresa na cadeia;
- Regime tributário;
- Informações constantes nas notas fiscais de entrada e saída.
É possível recuperar ICMS pago pela farmácia?
Também podem existir oportunidades relacionadas ao ICMS, principalmente em operações sujeitas à substituição tributária.
No regime de ICMS-ST, a responsabilidade pelo recolhimento do imposto de etapas posteriores é atribuída a um contribuinte anterior da cadeia.
Como as regras são estaduais, as hipóteses de restituição, complementação e aproveitamento de créditos variam conforme a unidade da federação.
Uma farmácia pode ter direito à restituição, por exemplo, quando:
- O fato gerador presumido não ocorrer;
- A mercadoria for devolvida;
- Houver recolhimento duplicado;
- A operação final receber tratamento diferente do previsto;
- O imposto tiver sido calculado com dados incorretos;
- Houver venda interestadual que gere direito ao ressarcimento, conforme a legislação estadual;
- A base efetiva da operação é justificar restituição segundo as regras e decisões aplicáveis.
A análise do ICMS exige atenção especial porque não existe um procedimento único válido para todas as farmácias do país. Cada estado estabelece documentos, arquivos, sistemas e prazos específicos para a solicitação.
Além disso, a empresa precisa conciliar as notas fiscais de entrada, as vendas, o estoque, os códigos fiscais e os valores de ICMS-ST destacados ou informados nos documentos.
Qual é o prazo para recuperar impostos na farmácia?
Em regra, a empresa pode revisar os pagamentos realizados nos últimos cinco anos, observando o termo inicial aplicável a cada tipo de crédito.
Por essa razão, adiar a revisão pode provocar a perda de créditos. A cada mês, um novo período pode ficar fora do prazo.
Isso não significa, entretanto, que basta somar tudo o que foi pago nos últimos cinco anos. O levantamento deve respeitar:
- A legislação vigente em cada período;
- As mudanças nas listas de produtos;
- O regime tributário adotado em cada ano;
- As retificações já efetuadas;
- Os valores efetivamente recolhidos;
- Os prazos específicos aplicáveis;
- A existência de documentos que comprovem o crédito.
Uma farmácia que mudou de regime tributário durante o período analisado, por exemplo, precisará ter cada fase revisada segundo suas respectivas regras.
Como recuperar impostos na farmácia na prática?
O procedimento deve seguir etapas organizadas para que o crédito seja calculado e solicitado com segurança.
1. Levantamento dos documentos
O primeiro passo é reunir os dados fiscais, contábeis e financeiros dos períodos que serão revisados.
Normalmente, são necessários:
- Arquivos XML das notas fiscais;
- Notas de entrada e saída;
- Relatórios de vendas;
- Cadastro completo de produtos;
- NCM de cada mercadoria;
- CST e CSOSN;
- Apurações do Simples Nacional;
- Guias DAS;
- EFD-Contribuições;
- SPED Fiscal;
- DARFs;
- Livros fiscais;
- Balancetes;
- Declarações tributárias;
- Extratos dos pagamentos.
A documentação deve permitir a identificação da venda, do produto, do tratamento tributário aplicado e do imposto efetivamente recolhido.
2. Revisão do cadastro de produtos
Em seguida, é necessário revisar o cadastro tributário das mercadorias. Esse trabalho não serve apenas para recuperar valores antigos. Ele também corrige a tributação das vendas futuras, evitando que a farmácia continue pagando impostos a maior.
A revisão deve comparar o cadastro interno com as notas fiscais de compra, a classificação fiscal e as tabelas vigentes em cada período.
3. Separação das receitas
As vendas precisam ser agrupadas de acordo com o tratamento tributário correto.
É necessário distinguir, entre outras categorias:
- Receitas monofásicas;
- Receitas com tributação normal;
- Produtos sujeitos ao ICMS-ST;
- Mercadorias com benefícios específicos;
- Vendas canceladas;
- Devoluções;
- Operações interestaduais.
Essa segregação é fundamental para recalcular corretamente os tributos.
4. Recálculo dos impostos
Após a classificação, a contabilidade compara o valor pago com o valor que seria devido caso as receitas tivessem sido informadas corretamente.
O cálculo precisa ser mensal e demonstrar com clareza:
- Receita total;
- Receita por tratamento tributário;
- Alíquota utilizada;
- Imposto originalmente pago;
- Imposto recalculado;
- Diferença passível de recuperação.
5. Retificação das declarações
Dependendo da origem do crédito, pode ser necessário corrigir declarações fiscais enviadas anteriormente.
As retificações precisam refletir os dados reais da empresa. Alterar declarações apenas para gerar créditos, sem documentação que sustente as mudanças, expõe a farmácia a riscos fiscais.
6. Pedido de restituição ou compensação
Depois de reconhecer e comprovar o crédito, a empresa deve utilizar o canal adequado para solicitar a devolução ou realizar a compensação.
Para outros tributos federais, o pedido normalmente é feito pelo PER/DCOMP, embora o canal correto dependa da natureza do crédito.
Já os créditos de ICMS seguem os procedimentos da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
Como a Five Consultant pode ajudar sua farmácia?
Recuperar impostos na farmácia exige uma análise detalhada dos produtos, das notas fiscais, das declarações e dos pagamentos realizados.
Não basta identificar que a empresa vende medicamentos ou está enquadrada no Simples Nacional. É necessário comprovar quais mercadorias receberam tributação incorreta, calcular as diferenças e utilizar o procedimento adequado para cada crédito.
A Five Consultant Contabilidade pode realizar uma revisão completa da situação fiscal da farmácia, verificando oportunidades de recuperação tributária.
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