Se você está planejando abrir uma farmácia, é muito importante conhecer todos os documentos necessários para tirar os seus planos do papel. 

Ter a papelada em ordem não só agiliza o registro do estabelecimento junto aos órgãos competentes, mas também garante que sua farmácia esteja em conformidade com as normas sanitárias, tributárias e societárias desde o primeiro dia de funcionamento. 

Neste guia completo, você vai descobrir quais são os principais documentos exigidos em cada esfera (federal, estadual e municipal), entender o passo a passo para reuni-los e conferir dicas valiosas para evitar contratempos na hora de legalizar o seu negócio.

Por que a documentação correta é essencial para abrir uma farmácia?

Ter todos os papéis em dia é muito mais do que mera formalidade: é uma exigência legal que assegura a responsabilidade técnica, a segurança dos clientes e a credibilidade da farmácia no mercado. 

Sem a documentação adequada, você pode enfrentar multas, interdições ou até mesmo o cancelamento do alvará de funcionamento.

Além disso, investidores, parceiros e instituições financeiras costumam avaliar o nível de conformidade documental antes de conceder financiamentos ou firmar parcerias. 

Quanto mais organizado estiver o processo de abertura e legalização, mais confiança você transmite ao mercado.

Documentos essenciais para abrir uma farmácia

Antes de entrar nos detalhes por órgão, veja a seguir uma visão geral dos principais documentos que você precisará reunir:

• Documentação societária e cadastral dos sócios

• Alvará de funcionamento

• Licença da Vigilância Sanitária (VISA)

• Inscrição estadual e municipal

• Registro no Conselho Regional de Farmácia

Cada um desses itens envolve etapas específicas e prazos diferentes. Nos tópicos a seguir, vamos detalhar tudo o que você precisa para não ter dúvidas na hora de abrir uma farmácia.

Documentos federais obrigatórios

Antes de tudo, sua empresa deve estar regularmente inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). Para isso, você precisará:

1. Contrato social ou requerimento de empresário: Documento que formaliza a constituição da sociedade ou do empresário individual.

2. CPF e RG dos sócios: Cópias legíveis e atualizadas, necessárias para a identificação dos sócios junto à Receita Federal.

Esses documentos devem ser protocolados na Junta Comercial do seu estado, que solicitará o Número de Identificação do Registro de Empresa (NIRE). Com o NIRE em mãos, você obtém o CNPJ diretamente pela Receita Federal.

Documentos estaduais

Após obter o CNPJ, é preciso realizar a inscrição estadual na Secretaria da Fazenda do seu estado. A inscrição estadual é obrigatória para estabelecimentos que comercializam produtos sujeitos à tributação de ICMS, como medicamentos:

1. Documento de inscrição estadual: Preenchimento do formulário específico da Sefaz, disponível no portal do governo estadual.

2. Comprovante de endereço comercial: Conta de água, luz ou contrato de locação com CEP atualizado.

A inscrição estadual libera sua farmácia para emitir notas fiscais eletrônicas de venda ao consumidor e ao atacado, além de recolher o ICMS de forma correta.

Documentos municipais

Cada município possui sua própria legislação sobre alvará de funcionamento e licença sanitária. De modo geral, você deverá providenciar:

1. Alvará de funcionamento: Emitido pela prefeitura, comprova que a atividade comercial é permitida no local. Normalmente, requer apresentação de planta baixa do imóvel aprovada pela vigilância municipal e pagamento de taxas.

2. Licença da Vigilância Sanitária (VISA): Documento emitido pela vigilância local que atesta as condições sanitárias e estruturais do estabelecimento.

Antes de protocolar esses pedidos, certifique-se de que a planta do imóvel atende às normas de segurança, acessibilidade e armazenamento de medicamentos, conforme RDC da Anvisa.

Documentação específica para abrir uma farmácia de manipulação

Se o seu objetivo é abrir uma farmácia que também manipula fórmulas, há exigências adicionais:

1. Alvará de manipulação da Anvisa: Além da licença sanitária municipal, é preciso obter autorização para manipulação de medicamentos, que envolve inspeção criteriosa das instalações.

2. Manutenção de Livro de Registro de Receituário (LRRF): Documento obrigatório para controlar o recebimento e a dispensação de fórmulas manipuladas. Deve ser atualizado diariamente.

Esses requisitos visam garantir a rastreabilidade dos insumos e a qualidade dos produtos manipulados.

Passo a passo para reunir e validar seus documentos

1. Defina a estrutura societária: Escolha entre empresário individual, sociedade limitada ou outra modalidade, considerando questões tributárias e de responsabilidade.

2. Elabore o contrato social: Conte com o auxílio de um contador experiente para evitar erros que possam atrasar o registro.

3. Protocolize o NIRE e obtenha o CNPJ: Siga as instruções da Junta Comercial e da Receita Federal.

4. Inscreva-se na Sefaz (estadual) e na prefeitura (municipal): Cada órgão possui sistemas online para protocolo e acompanhamento.

5. Solicite a licença sanitária: Agende a vistoria e prepare o estabelecimento conforme as normas da Anvisa.

6. Registre o responsável técnico: O farmacêutico responsável deve estar inscrito no Conselho Regional de Farmácia e designado no contrato social ou documento equivalente.

Realizar cada etapa com atenção aos prazos e exigências evita retrabalhos e garante que sua farmácia entre em operação no tempo planejado.

Dicas para evitar atrasos na abertura da sua farmácia

Confira algumas dicas importantes para evitar atrasos na abertura da sua farmácia:

• Planeje com antecedência: Inicie a preparação dos documentos pelo menos 60 dias antes da data prevista de inauguração.

• Conte com um contador especializado: Profissionais experientes em abertura de farmácias conhecem as particularidades do setor e das legislações locais.

• Verifique a documentação do imóvel: Previna surpresas ao descobrir exigências estruturais de última hora.

• Mantenha comunicação direta com os órgãos: Acompanhe o status dos protocolos e responda rapidamente a solicitações de correções.

• Organize seus arquivos digitalmente: Facilite o envio de cópias eletrônicas e o controle das versões dos documentos.

Seguir essas recomendações ajuda a minimizar imprevistos e a reduzir o tempo de espera entre o protocolo e a emissão das autorizações.

Conclusão

Reunir toda a documentação necessária é o primeiro passo para o sucesso de quem deseja abrir uma farmácia. Além de garantir a conformidade legal, esse cuidado proporciona maior segurança jurídica e operacional para o seu negócio. 

Se você busca agilidade, segurança e o suporte de especialistas em abertura de farmácias, a Five Consultant Contabilidade está pronta para ajudar em cada etapa do processo.

🚀 Entre em contato e conheça nossos serviços especializados em abertura de farmácias!

Afinal, farmácias precisam de contador? Ao abrir ou gerir uma farmácia, o empreendedor enfrenta desafios que vão muito além de escolher fornecedores, montar prateleiras e negociar preços.

Não há como negar, em um ambiente de rígidas normas sanitárias, regras tributárias muito complexas e diversas obrigações acessórias, manter a operação regularizada e saudável torna-se tarefa para especialista.

Esse é o ponto de partida para reconhecer que a contabilidade não é custo, mas sim, um investimento na longevidade do seu negócio.

Farmácias precisam de contador: o contexto fiscal e sanitário do setor farmacêutico

Diferentemente de muitos segmentos de varejo, a farmácia trabalha com produtos que são regulados pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). 

Cada lote de medicamento exige a entrada no sistema de rastreabilidade, bem como, o controle de temperatura e prazo de validade, sob risco de penalidades que podem incluir apreensão de estoque ou até interdição do estabelecimento. 

Por sua vez, simultaneamente, a área fiscal impõe obrigações a apuração de uma série de impostos, dentre os quais, podemos destacar:

• IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
• CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• PIS – Programa de Integração Social;
• COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• CPP – Contribuição Previdenciária Patronal.

Somar às exigências sanitárias aos detalhes da apuração de impostos em regimes como o Simples Nacional, o Lucro Presumido ou do Lucro Real deixa claro que a farmácia não pode confiar em uma contabilidade sem expertise na área. 

Cada regime tributário traz regras de cálculo distintas e impactos singulares sobre o fluxo de caixa, sobre as margens de lucro e sobre a precificação de produtos.

O suporte da contabilidade especializada na prevenção de multas e autuações

Auditorias fiscais e sanitárias acontecem com frequência, sendo assim, um pequeno erro no preenchimento do Sped Fiscal ou um atraso na entrega da EFD-Contribuições pode resultar em multas elevadas, às vezes superiores a 10% do faturamento mensal. 

Por sua vez, a falta de documentos obrigatórios, que são exigidos pela Vigilância Sanitária, é um ponto que pode levar à interdição do estabelecimento. 

Nesse cenário, o contador especializado atua preventivamente, orientando o empresário sobre prazos, documentos necessários e boas práticas para manter tudo em dia.

O papel da contabilidade na escolha do regime tributário mais econômico

De acordo com a legislação em vigor, as farmácias podem ser tributadas com base nas regras de um dos seguintes regimes tributários:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real.

Por sua vez, cada regime tributário possui suas características, regras próprias e alíquotas, o que torna essencial a elaboração de um planejamento tributário por uma contabilidade especializada, ou seja, farmácias precisam de contador, principalmente quando o objetivo é economizar de forma legal no pagamento de impostos.

Na sequência, vamos apresentar as alíquotas e principais informações sobre cada um dos regimes tributários disponíveis. Confira!

Simples Nacional para farmácias

As farmácias tributadas no Simples Nacional, recolhem seus impostos em uma guia única mensal, cuja alíquota inicia em apenas 4% sobre o faturamento.

Veja a tabela abaixo:

Esse regime pode ser utilizado por farmácias que faturam até R$ 4,8 milhões por ano, mas nem sempre é a opção mais econômica do ponto de vista fiscal.

Lucro Presumido para farmácias

Por sua vez, no Lucro Presumido, a tributação das farmácias é baseada nas seguintes alíquotas:

• IRPJ: 1,20% sobre o faturamento;
• CSLL: 1,08% sobre o faturamento;
• COFINS: 3% sobre o faturamento;
• PIS: 0,65% sobre o faturamento;
• ICMS: Alíquota variável de acordo com o estado e tipo de medicamento comercializado.

Este regime tributário pode ser utilizado por farmácias que faturam até R$ 78 milhões por ano.

Lucro Real para farmácias

Por fim, no Lucro Real, a tributação para drogarias é pautada nas seguintes alíquotas:

• IRPJ: 15% sobre o lucro;
• CSLL: 9% sobre o lucro;
• COFINS: 7,6% sobre o faturamento;
• PIS: 1,65% sobre o faturamento;
• ICMS: Alíquota variável de acordo com a legislação de cada estado.

Além de todos os possíveis regimes citados, é importante destacar que determinados produtos podem contar com alíquotas fiscais diferenciadas ou isenções. 

Todos esses detalhes, precisam ser levados em consideração pelo contador, afim de garantir a maior economia possível de impostos para o estabelecimento.

O que faz uma contabilidade para farmácias?

Devido ao caráter regulado do setor farmacêutico e à complexidade tributária brasileira, uma assessoria contábil especializada precisa cobrir várias frentes para garantir a conformidade legal e a segurança ao empresário. 

Abaixo, apresentamos as principais obrigações que a contabilidade de uma farmácia deve assumir:

• Avaliação periódica de regimes (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real): Simulando cenários de carga tributária conforme faturamento, mix de produtos e margens.
  
• Apuração correta de tributos: ICMS (com suas alíquotas diferenciadas para medicamentos), PIS e Cofins (sistemática cumulativa ou não cumulativa), IRPJ e CSLL.
  
• Entrega de declarações: DEFIS (Simples Nacional), DCTF, ECF (Escrituração Contábil Fiscal) ou ECD (Escrituração Contábil Digital), conforme o regime.
• EFD Fiscal (SPED Fiscal): Registro de notas fiscais de entrada e saída para ICMS e IPI.
  
• EFD Contribuições: Apuração de créditos e débitos de PIS/Cofins.
  
• ECD (Escrituração Contábil Digital): Envio do livro razão e balancetes em formato digital, quando não enquadrada no Simples.
  
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Apuração anual de IRPJ e CSLL via SPED, para empresas em Lucro Presumido ou Real.
• Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados do Exercício (DRE): Fundamentais para avaliação de solvência e lucratividade.
• Folha de Pagamento: Admissão de farmacêuticos, atendentes e auxiliares, com cálculo de folha de pagamento, 13º salário, férias, FGTS, INSS e demais encargos.
  
• eSocial: Envios periódicos para obrigações trabalhistas e de seguro-desemprego.
• Emissão e renovação de Licenças e Alvarás de Funcionamento: Incluindo acompanhamento de certidões negativas e taxas municipais.

Não tenha dúvidas, farmácias precisam de contador, e se você busca um suporte especializado, saiba que pode contar com a Five Consultant Contabilidade!

O controle de ponto e a gestão da folha de pagamento são pilares fundamentais para qualquer farmácia que preze pela eficiência operacional e pela conformidade legal.

Em um tipo de negócio, que lida com escalas diferenciadas, como jornadas 12×36 e turnos noturnos, manter registros precisos de horários e de remunerações é tão importante quanto garantir a qualidade dos serviços de atendimento ao cliente.

Além de atender às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e das normas específicas de vigilância sanitária, um sistema de controle de ponto confiável e integrado à folha de pagamento previne passivos trabalhistas, evita multas e assegura a tranquilidade da equipe e da gestão.

Ao longo deste artigo, você vai descobrir as modalidades de registro de jornada, melhores práticas de apuração de horas extras e adicionais, e as vantagens de contar com uma contabilidade especializada para farmácias.

Importância do controle de ponto em farmácias

O controle de ponto em farmácias é fundamental para assegurar a correta apuração da jornada de trabalho, garantir o cumprimento da legislação e evitar passivos trabalhistas.

Em um segmento que mistura atendimento ao público, manipulação de medicamentos e plantões noturnos, manter registros precisos de entrada, saída e intervalos contribui para uma gestão eficiente e transparente.

Além de atender a exigências legais, um sistema de ponto confiável auxilia na gestão de custos de pessoal, no planejamento de escalas e na identificação de necessidades de contratação.

Exigências legais sobre jornada de trabalho

A legislação trabalhista brasileira, prevista na CLT, determina limites de jornada e intervalos obrigatórios:

• A jornada padrão de 8 horas diárias e 44 horas semanais deve ser rigorosamente registrada.
• Todo dia de trabalho precisa ter registro de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico.
• O intervalo intrajornada, no mínimo de uma hora para jornadas acima de seis horas, também deve constar no despacho de ponto.

O não cumprimento dessas regras pode gerar condenações em ações trabalhistas, com pagamento de horas extras, adicional de 50% (ou 100% em feriados) e indenizações por danos morais.

Jornadas especiais (12×36, plantões)

Em farmácias que operam 24 horas ou oferecem plantões, é comum adotar a jornada 12×36. Nesse regime, o colaborador trabalha 12 horas seguidas e descansa 36 horas.

O controle desse modelo exige atenção: é preciso registrar corretamente cada turno, considerando início, término e compensação de intervalos. Qualquer falha no registro ou pagamento incorreto de horas extras e adicionais noturnos pode resultar em autuações e passivos trabalhistas elevados.

Modalidades de controle de ponto

Existem diferentes formas de controlar o ponto em farmácias, cada uma com vantagens e desafios. A escolha deve considerar o tamanho da equipe, a complexidade dos turnos e a necessidade de integração com o sistema de folha de pagamento.

Controle manual versus mecânico

No controle manual, o colaborador assina em livro ou cartão de ponto. Esse método é barato, mas suscetível a fraudes e erros de transcrição. A conferência mensal exige muito tempo do departamento pessoal, que precisa digitar manualmente cada marcação.

Já o controle mecânico, por meio de relógio de ponto cartográfico, reduz erros de digitação ao gravar data e hora automaticamente no cartão. No entanto, ainda é vulnerável a fraudes (como empréstimo de cartão) e requer manutenção periódica do equipamento.

Sistemas eletrônicos e em nuvem

Sistemas eletrônicos de ponto por biometria, cartão RFID ou aplicativa via smartphone garantem maior segurança e agilidade.

A biometria elimina cartões emprestados, e o acesso em nuvem permite que gestores monitorem marcações em tempo real.

Essas soluções oferecem relatórios automáticos e integração direta com softwares de folha de pagamento, reduzindo retrabalho e riscos de inconsistências.

Como integrar o controle de ponto à folha de pagamento

A integração eficiente entre ponto e folha de pagamento é peça-chave para garantir cálculos precisos de salários, horas extras, adicionais e descontos. Automatizar esse fluxo minimiza erros, acelera o fechamento da folha e melhora a governança corporativa.

Apuração de horas extras e adicionais

A apuração de horas extras deve observar a jornada contratual e as marcações de ponto. Horas excedentes são remuneradas com, no mínimo, 50% de adicional sobre a hora normal, podendo chegar a 100% em domingos e feriados.

O adicional noturno (20% entre 22h e 5h) exige cálculo sobre a hora reduzida (52 minutos e 30 segundos). Um sistema integrado emite relatórios que detalham esses valores, evitando cálculos manuais e garantindo o pagamento correto.

Gestão de faltas, atrasos e banco de horas

Registros de faltas e atrasos devem ser automáticos para evitar discussões. O banco de horas, previsto em acordo ou convenção coletiva, permite compensar horas em excesso com folgas futuras.

O sistema registra saldo de horas acumuladas e vencimentos de banco, gerando relatórios de inadimplência de compensação e indicando quando realizar pagamentos em dinheiro, conforme regras legais ou negociações sindicais.

Benefícios de uma contabilidade especializada para farmácias

Contar com uma contabilidade experiente no setor farmacêutico faz toda a diferença na gestão de ponto e folha de pagamento.

Profissionais especializados compreendem as particularidades do mercado, as normas da Vigilância Sanitária e os acordos coletivos da categoria.

Uma contabilidade focada em farmácias oferece soluções sob medida, garantindo conformidade e segurança jurídica, além de liberar o gestor para focar no crescimento do negócio.

• Conformidade fiscal e trabalhista: O parceiro contábil assegura que todas as obrigações acessórias (eSocial, RAIS, DIRF) sejam atendidas nos prazos corretos e com dados consistentes. Isso reduz drasticamente o risco de autuações trabalhistas e fiscais, protegendo a farmácia de multas pesadas.

• Otimização de processos e redução de passivos: Ao padronizar processos de controle de ponto e folha, a contabilidade especializada identifica oportunidades de redução de custos, correção de inconsistências e implantação de melhores práticas.

Com isso, a farmácia evita passivos futuros e zera as pendências, garantindo tranquilidade para investimentos e expansões.

Conclusão

O controle de ponto e folha de pagamento para farmácias é um elemento estratégico que vai além da simples prestação de informações ao fisco.

Conte com a Five Consultant Contabilidade, expert em gestão trabalhista e contábil para farmácias.

Nossa equipe oferece diagnóstico completo, atendimento às obrigações legais e suporte contínuo para que sua farmácia opere sempre dentro da lei e com a máxima eficiência.

Entre em contato e descubra como podemos ajudar você a proteger seu negócio e sua equipe!

O setor farmacêutico é um dos mais regulados do país, tanto pela vigilância sanitária quanto pelas exigências tributárias, reforçando a importância do suporte especializado de uma boa contabilidade para farmácias. 

Para quem administra uma farmácia, é fundamental entender não apenas as rotinas de vendas e de controle de estoque, mas também as obrigações fiscais que envolvem desde a emissão de notas fiscais eletrônicas até as declarações periódicas junto à Receita Federal e aos fiscos estaduais. 

Uma contabilidade especializada reduz riscos de autuações, otimiza o fluxo de caixa e garante conformidade com as normas vigentes.

Características e desafios da contabilidade para farmácias

Farmácias trabalham com um mix amplo de produtos: medicamentos de referência, genéricos, similares, suplementos, cosméticos e perfumaria. 

Cada categoria tem regras específicas de armazenagem, prazo de validade e classificação fiscal. Além disso, os preços dos medicamentos podem sofrer variações constantes por determinação governamental, o que exige atualização contínua de tabelas e sistemas de gestão.

As principais peculiaridades que impactam a contabilidade são:

• Controle de validade e perdas: medicamentos vencidos geram provisões de estoque e ajustes contábeis.

• Classificação fiscal: códigos NCM e CEST precisam estar corretos para correta tributação de ICMS e PIS/COFINS.

• Registros no SNGPC: movimentação de substâncias controladas deve ser informada mensalmente.

Essas características aumentam a complexidade do cálculo do CMV (Custo das Mercadorias Vendidas), influenciam diretamente a apuração de impostos e requerem integração entre o sistema de gestão (PDV/ERP) e a contabilidade.

Escolha do regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real

A decisão sobre o regime tributário afeta a carga de impostos, o custo administrativo e a capacidade de crescer de forma sustentável, Confira na sequência, um resumo sobre os regimes tributários disponíveis em nosso país:

Simples Nacional

• Faturamento anual até R$ 4,8 milhões.

• Tributos unificados no DAS (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS e CPP).

• Alíquotas crescentes conforme faixas de receita (Anexo I para comércio).

• Vantagem: simplicidade e redução de obrigações acessórias.

• Desvantagem: sem aproveitamento de créditos de PIS/COFINS e teto baixo para expansão.

Lucro Presumido

• Faturamento anual até R$ 78 milhões.

• Base de cálculo de IRPJ (8% ou 32% da receita, dependendo do serviço) e CSLL (12%).

• PIS (0,65%) e COFINS (3%) em regime cumulativo.

• Vantagem: previsibilidade tributária e potencial economia se a margem efetiva for superior à presunção.

• Desvantagem: sem créditos de PIS/COFINS e obrigações acessórias mais complexas.

Lucro Real

• Obrigatório para faturamento acima de R$ 78 milhões ou sociedades financeiras.

• IRPJ e CSLL calculados sobre o lucro contábil ajustado.

• PIS/COFINS em não‑cumulativo, com créditos sobre insumos e serviços.

• Vantagem: aproveitamento de prejuízos fiscais e créditos de PIS/COFINS; ideal para margens baixas ou variáveis.

• Desvantagem: maior custo operacional, necessidade de escrituração rigorosa e maior complexidade.

A farmácia deve simular, em conjunto com o contador, todos os regimes levando em conta lucros, despesas financeiras, investimento em tecnologia e sazonalidades de vendas antes de definir a melhor opção.

Contabilidade para farmácias: obrigações fiscais essenciais

Manter a contabilidade em dia envolve o acompanhamento e a entrega de diversas obrigações acessórias, dentre as quais, podemos destacar:

Emissão de NF‑e

• A Nota Fiscal Eletrônica obrigatória para vendas, devoluções a fornecedores e transferências entre filiais.
• Cuidados para configurar corretamente CFOP, CST/CSOSN e descrever cada item conforme NCM.

SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI)

• Integra lançamentos de ICMS e IPI em arquivo digital.
• Envio mensal via Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

EFD‑Contribuições (PIS/COFINS

• Escrituração obrigatória para empresas no regime não‑cumulativo.
• Permite créditos sobre insumos, embalagens e frete; deve ser gerada e transmitida mensalmente.

DCTF/DCTFWeb e EFD‑Reinf

• DCTF/DCTFWeb: declaração de débitos e créditos tributários federais.
• EFD‑Reinf: apura retenções de INSS, IRRF e contribuições de terceiros.

FGTS e INSS

• É preciso enviar informações sobre a folha de pagamento, para fins de cálculo do FGTS e INSS.
• Também é preciso efetuar o pagamento das guias de recolhimento, dentro do prazo estabelecido pela legislação em vigor.

DIRF

• Informe de rendimentos pagos e retenções de IR na fonte, entregue anualmente.
• Cada uma dessas obrigações tem prazos específicos, e o não cumprimento pode gerar multas, juros e dificuldades de obtenção de certidões negativas.

Contabilidade para farmácias: controle de estoque e SNGPC

O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) exige que farmácias informem mensalmente entradas e saídas de medicamentos sujeitos a controle especial. A conciliação entre o SNGPC e o estoque contábil deve ser rigorosa:

• Inventários rotativos garantem o alinhamento de saldos físicos e contábeis.

• Provisionamento de perdas: produtos vencidos ou danificados devem ser baixados no estoque e reconhecidos como despesa.

• Validação de lotes: cada lote de medicamento precisa ser registrado corretamente para rastreabilidade.

Erros no SNGPC podem resultar em multas elevadas pela ANVISA e inconsistências na contabilidade fiscal, afetando a apuração de PIS/COFINS e ICMS.

Contabilidade para farmácias e boas práticas

Para fechar este conteúdo com chave de ouro, é hora de conferir algumas práticas recomendadas para uma boa gestão contábil de farmácias:

Integração total de sistemas: Conectar PDV, ERP e plataforma de e‑commerce (quando houver) para emissão automática de NF‑e e geração de SPED.

Conciliação periódica: Confrontar notas fiscais de compra e venda com extratos bancários, balancetes e saldos de estoque, visando identificar quaisquer divergências até o quinto dia útil após fechamento de mês.

Planejamento de fluxo de caixa: Provisionar mensalmente os principais tributos e encargos trabalhistas para evitar surpresas no desembolso.

Além disso, é importante avaliar sazonalidades (campanhas de vacinação, temporadas de gripes) para ajustar capital de giro.

Acompanhamento de indicadores: Além disso, defina KPIs como ticket médio, giro de estoque, lucratividade e faturamento.

Monitore os indicadores de perto, e se necessário, implemente o mais rápido possível, as ações corretivas necessárias.

Conclusão

Uma contabilidade para farmácias estruturada e alinhada às particularidades do setor farmacêutico é imprescindível para reduzir riscos, manter a conformidade e melhorar a rentabilidade. 

A Five Consultant Contabilidade oferece suporte completo:

• Análise e escolha do regime tributário mais adequado.

• Implantação e automação de obrigações acessórias.

• Gestão integrada de estoque e SNGPC.

• Consultoria contínua de planejamento financeiro e tributário.

Entre em contato conosco e garanta uma contabilidade especializada, que protege seu negócio e fortalece sua competitividade!

Manter uma farmácia regularizada no Brasil é um desafio que exige atenção redobrada não só às regras contábeis e fiscais, mas também às normas sanitárias.

Na prática, isso porque o setor farmacêutico está entre os mais fiscalizados do país — o que faz com que o empresário do ramo precise cumprir exigências tanto da Receita Federal quanto da Vigilância Sanitária.

Qualquer descuido pode gerar multas, suspensão da licença sanitária e até fechamento do estabelecimento.

Por isso, a equipe da Five Consultant Contabilidade preparou este guia completo com tudo o que você precisa saber para manter sua farmácia 100% regularizada.

Por que a regularização da farmácia é tão importante?

Farmácias e drogarias lidam com medicamentos, substâncias controladas e produtos para a saúde pública. Por isso, a legislação exige que esses estabelecimentos cumpram uma série de normas relacionadas à:

• Segurança sanitária;

• Controle de estoque;

• Responsabilidade técnica;

• Emissão de documentos fiscais;

• Recolhimento de tributos;

• Envio de obrigações acessórias ao Fisco.

Ao manter a farmácia regularizada, o empresário garante:

✅ Autorização para funcionar sem riscos;
✅ Acesso a fornecedores e distribuidoras confiáveis;
✅ Menor risco de sanções e autuações;
✅ Boa reputação no mercado;
✅ Segurança para participar de licitações públicas ou ampliar o negócio.

Quais são os principais órgãos que fiscalizam uma farmácia?

Antes de detalhar como manter sua farmácia regularizada, é importante entender os principais órgãos que fiscalizam o setor:

1. Vigilância Sanitária: Responsável por fiscalizar as condições sanitárias da farmácia, exigindo que o local atenda às normas da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e da RDC 44/2009, entre outras.

2. Receita Federal: Fiscaliza as obrigações tributárias e fiscais, como a emissão correta de notas fiscais, pagamento de impostos e entrega de declarações.

3. Conselho Regional de Farmácia (CRF): Exige a presença de responsável técnico (farmacêutico), devidamente registrado e com carga horária compatível com o funcionamento do estabelecimento.

4. Prefeitura e órgãos estaduais: Cuidam do alvará de funcionamento, licenças ambientais e vigilância sanitária municipal.

Documentação essencial para manter a farmácia regularizada

Para manter sua farmácia legalizada, é fundamental ter a documentação em dia. Abaixo, listamos os principais documentos exigidos:

Documentos fiscais e contábeis:

• CNPJ ativo e regularizado;

• Inscrição estadual e municipal;

• Alvará de funcionamento;

• Certidões negativas de débitos (municipal, estadual e federal);

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e);

• Livro caixa e registros contábeis atualizados;

• DRE e balanço patrimonial, exigidos para regimes como Lucro Presumido ou Lucro Real;

• Entrega da DIME, SPED e outras obrigações acessórias, conforme o regime tributário.

Documentos sanitários e técnicos:

• Alvará sanitário atualizado;

• Licença da Anvisa, quando necessário;

• Certificado de regularidade do CRF;

• Contrato de prestação de serviços com farmacêutico responsável técnico;

• Documentação de controle de estoque de medicamentos controlados (SNGPC);

• Manual de boas práticas e POPs (procedimentos operacionais padrão);

• Controle de temperatura, umidade e conservação de produtos.

Como manter a regularidade com a Vigilância Sanitária?

A Vigilância Sanitária é extremamente rigorosa com farmácias e pode realizar fiscalizações a qualquer momento, sem aviso prévio. Por isso, é essencial estar em conformidade com as normas sanitárias o tempo todo.

Veja os principais pontos de atenção:

✅ 1. Licenciamento sanitário

• Solicite o alvará sanitário junto ao órgão municipal ou estadual;

• Faça a renovação anual;

• Informe alterações no layout, atividades ou responsável técnico.

✅ 2. Responsável técnico (RT)

• O farmacêutico deve estar presente durante todo o horário de funcionamento;

• Deve possuir vínculo formal com a farmácia (contrato CLT ou prestação de serviço);

• O nome do RT deve constar nas embalagens e documentos exigidos pela Anvisa.

✅ 3. SNGPC – Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados

• Farmácias que comercializam medicamentos da Portaria 344 (psicotrópicos, antibióticos etc.) devem utilizar o SNGPC;

• É obrigatório cadastrar os medicamentos e enviar os dados à Anvisa regularmente;

• A ausência de envio pode gerar bloqueios, multas e suspensão da licença sanitária.

✅ 4. Boas práticas de armazenamento e controle

• Controle de temperatura e umidade no ambiente de estocagem;

• Separação correta de medicamentos vencidos ou em quarentena;

• Higiene e organização dos espaços;

• Manual de boas práticas disponível para consulta da equipe.

Como manter a farmácia regular com a Receita Federal?

Além das exigências sanitárias, a farmácia também deve seguir uma série de obrigações fiscais e tributárias para evitar problemas com o Fisco.

Veja os principais cuidados:

✅ 1. Escolha do regime tributário

A escolha correta entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real impacta diretamente no valor dos impostos e no controle das obrigações.

• Simples Nacional: opção mais simples, mas com restrições (ex: limite de faturamento de R$ 4,8 milhões/ano e restrições conforme o Anexo III ou V).

• Lucro Presumido: pode ser vantajoso para farmácias com margem de lucro maior.

• Lucro Real: obrigatório para grandes empresas ou com atividade específica, exige contabilidade completa e detalhada.

💡 A Five Consultant Contabilidade pode ajudar a definir o melhor regime com base no faturamento e nas despesas da farmácia.

✅ 2. Emissão de notas fiscais

• Utilize sistema emissor de NF-e compatível com a Secretaria da Fazenda estadual;

• Mantenha todos os XMLs arquivados por pelo menos 5 anos;

• Emita notas corretamente para vendas com CPF e CNPJ.

✅ 3. Recolhimento de tributos

• Pague os tributos no prazo correto (DAS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, etc.);

• Fique atento aos impostos estaduais sobre medicamentos;

• Utilize software de gestão contábil para acompanhar vencimentos e guias.

✅ 4. Entrega de obrigações acessórias

• SPED Fiscal;

• EFD Contribuições;

• DCTFWeb;

• DIRF (quando aplicável);

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Escrituração Contábil Digital (ECD), se exigido.

Como a contabilidade especializada ajuda?

Farmácias enfrentam exigências fiscais, legais e sanitárias muito específicas. Por isso, contar com um escritório contábil que conhece o setor é essencial para evitar erros e manter o negócio saudável.

A Five Consultant Contabilidade oferece:

✅ Abertura e regularização de farmácias;
✅ Suporte completo para vigilância sanitária e CRF;
✅ Controle contábil e fiscal automatizado;
✅ Apuração correta de tributos e entrega de obrigações;
✅ Apoio na emissão de notas e integração com sistemas ERP.

Conclusão

Manter uma farmácia regularizada exige atenção a diversas normas da Vigilância Sanitária, da Receita Federal, do CRF e da legislação municipal.

Estar em dia com todas essas obrigações evita multas, garante o funcionamento contínuo do estabelecimento e transmite confiança para os clientes.

Se você quer ter tranquilidade para focar no atendimento e nas vendas, conte com o suporte da Five Consultant Contabilidade.

Nossa equipe é especializada no setor farmacêutico e está pronta para ajudar sua farmácia a crescer com segurança, controle e conformidade.

📞 Entre em contato agora mesmo e solicite uma consultoria especializada para sua farmácia!