Organizar o estoque da farmácia é uma tarefa que vai além de manter medicamentos e outros produtos arrumados nas prateleiras. Uma gestão eficiente precisa garantir que os itens certos estejam disponíveis no momento adequado, sem comprometer uma parcela excessiva do capital da empresa ou gerar perdas com vencimentos.
Esse cuidado é especialmente importante no setor farmacêutico. Afinal, medicamentos, suplementos, cosméticos e outros produtos comercializados possuem prazo de validade e, em muitos casos, apresentam alta variedade de marcas, apresentações e princípios ativos.
Quando não existe controle adequado, a farmácia pode comprar demais determinados produtos, ficar sem itens de alta procura e perder dinheiro com mercadorias vencidas.
Neste conteúdo, a Five Consultant Contabilidade explica como organizar o estoque da farmácia e adotar estratégias para reduzir perdas e melhorar os resultados do negócio. Continue conosco!
Por que a organização do estoque da farmácia é importante?
O estoque representa dinheiro investido pela empresa. Quando uma farmácia compra R$ 100 mil em mercadorias, por exemplo, parte significativa dos seus recursos financeiros fica temporariamente imobilizada até que esses produtos sejam vendidos.
Por isso, quanto mais mercadorias permanecerem paradas, maior poderá ser a necessidade de capital de giro.
Ao mesmo tempo, manter um estoque muito baixo também representa um risco. A falta de medicamentos e produtos procurados pelos clientes pode provocar perda de vendas e até fazer com que consumidores passem a comprar regularmente nos concorrentes.
O desafio está justamente em encontrar o equilíbrio.
Uma boa gestão precisa considerar fatores como:
- Histórico de vendas;
- Giro de cada produto;
- Prazo de validade;
- Tempo de reposição dos fornecedores;
- Sazonalidade;
- Margem de contribuição;
- Estoque mínimo e máximo;
- Necessidade de capital de giro.
Portanto, organizar o estoque significa encontrar um nível que permita atender à demanda sem manter dinheiro desnecessariamente parado.
Como organizar o estoque da farmácia?
O primeiro passo é abandonar controles baseados apenas na percepção dos gestores e utilizar informações concretas sobre compras, vendas e movimentações.
A tecnologia pode contribuir significativamente para isso. Um bom sistema de gestão permite acompanhar entradas e saídas, identificar produtos próximos ao vencimento e verificar quais mercadorias apresentam maior ou menor giro.
Também é fundamental estabelecer procedimentos padronizados para o recebimento dos produtos. Sempre que uma compra chegar, a equipe deve conferir quantidade, lote, validade, preço e condições das mercadorias.
Outro cuidado importante é realizar inventários periódicos. O estoque registrado no sistema precisa corresponder ao estoque físico.
Diferenças frequentes podem indicar problemas como erros operacionais, produtos não registrados corretamente, avarias, furtos ou falhas nos processos internos.
Quanto mais cedo essas diferenças forem identificadas, menor tende a ser o prejuízo acumulado.
Como evitar perdas com produtos vencidos?
Uma das principais fontes de prejuízo no estoque de uma farmácia é o vencimento de produtos.
Para minimizar esse problema, uma estratégia importante é utilizar o método PEPS — Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, adaptado ao controle de validade. Na prática, produtos com vencimento mais próximo precisam ter prioridade de saída.
Imagine que uma farmácia tenha 20 unidades de determinado suplemento com validade para dezembro e receba outras 30 unidades com validade para março do ano seguinte.
Se os produtos novos forem posicionados à frente dos antigos, existe o risco de as unidades com vencimento em dezembro permanecerem esquecidas no estoque.
Por isso, além da organização física, o sistema deve permitir o acompanhamento dos lotes e das datas de validade.
Outra estratégia é criar alertas antecipados para mercadorias próximas ao vencimento. Dependendo do produto e da margem disponível, a farmácia poderá realizar campanhas promocionais para acelerar as vendas antes que exista uma perda integral.
Como definir estoque mínimo e máximo?
Comprar mercadorias sem analisar a demanda é um erro que pode comprometer o caixa da farmácia. Por isso, é importante trabalhar com estoque mínimo e estoque máximo.
O estoque mínimo funciona como uma reserva de segurança para evitar rupturas enquanto uma nova compra não chega. Para defini-lo, é necessário observar principalmente o consumo médio e o prazo de reposição do fornecedor.
Imagine que determinado medicamento venda, em média, cinco unidades diariamente e que o fornecedor demore quatro dias para realizar a entrega.
Somente durante esse período, a farmácia poderá vender aproximadamente 20 unidades. Manter uma margem de segurança adicional pode ser necessário dependendo da oscilação da demanda.
Já o estoque máximo ajuda a impedir compras excessivas. Naturalmente, esses parâmetros não devem permanecer congelados. Mudanças na procura, sazonalidade e comportamento dos consumidores exigem revisões periódicas.
Como identificar produtos que estão prejudicando o caixa?
Nem sempre um estoque elevado significa que a farmácia está preparada para vender mais. Em determinadas situações, significa apenas que existe muito dinheiro parado.
- Uma ferramenta útil para identificar esse problema é a Curva ABC.
Por meio dessa metodologia, os produtos podem ser classificados conforme sua importância financeira para o negócio. De maneira simplificada:
- Classe A: Produtos de maior relevância financeira;
- Classe B: Produtos de importância intermediária;
- Classe C: Itens com menor participação financeira.
Além disso, a farmácia deve acompanhar o giro individual das mercadorias. Produtos que permanecem durante meses no estoque merecem atenção, principalmente quando existe risco de vencimento.
Nesses casos, o gestor pode avaliar redução das próximas compras, promoções, negociação com fornecedores ou substituição por produtos com maior demanda.
A análise evita um problema comum: ter um estoque aparentemente cheio e, ao mesmo tempo, enfrentar dificuldades de caixa.
Como a contabilidade pode ajudar na gestão da farmácia?
A gestão do estoque também possui reflexos financeiros, tributários e contábeis.
Informações incorretas podem distorcer indicadores importantes do negócio e dificultar decisões relacionadas a compras, preços, fluxo de caixa e planejamento tributário.
Uma contabilidade especializada pode analisar os números da farmácia e ajudar o empresário a compreender questões como CMV (Custo das Mercadorias Vendidas), margem bruta, lucratividade, capital de giro e impacto do estoque no resultado financeiro.
Além disso, o acompanhamento gerencial permite identificar situações que nem sempre são percebidas observando somente o faturamento.
Uma farmácia pode vender bastante e, ainda assim, apresentar baixa geração de caixa por causa de margens inadequadas, compras excessivas ou estoque mal dimensionado.
Por isso, decisões sobre estoque precisam estar conectadas à gestão financeira.
Organizar o estoque da farmácia é proteger a lucratividade
Reduzir perdas não significa simplesmente comprar menos. O objetivo é comprar melhor, controlar melhor e vender melhor.
Com processos padronizados, acompanhamento das validades, inventários periódicos, análise do giro e definição de níveis mínimos e máximos, a farmácia consegue reduzir desperdícios e utilizar seus recursos com mais eficiência.
Também é fundamental transformar dados em decisões. Produtos parados, excesso de compras e mercadorias vencidas precisam ser tratados como problemas financeiros, e não apenas operacionais.
A Five Consultant Contabilidade pode ajudar sua farmácia a analisar custos, margens, fluxo de caixa, tributação e indicadores essenciais para aumentar a rentabilidade do negócio.
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