Controlar estoque na farmácia é uma das tarefas mais estratégicas para garantir lucratividade, evitar perdas financeiras e manter a conformidade com as exigências sanitárias e fiscais do setor farmacêutico.
Uma gestão de estoque mal feita pode gerar vencimento de medicamentos, rupturas de produtos essenciais, autuações da Vigilância Sanitária e até prejuízos graves no caixa da farmácia.
Neste artigo completo da Five Consultant Contabilidade, você vai conferir tudo que precisa saber para controlar estoque na farmácia de forma eficiente. Vale a pena conferir!
Por que o controle de estoque é um dos maiores desafios da farmácia
O estoque farmacêutico é diferente do estoque de outros tipos de comércio. Ele envolve produtos com prazo de validade, exigências regulatórias, controle de lotes, necessidade de rastreabilidade e alta rotatividade em determinados itens.
Além disso, farmácias lidam com:
- Medicamentos de alto custo
- Produtos controlados
- Itens com giro muito rápido
- Produtos com demanda sazonal
- Margens que variam conforme o tipo de item
Sem um controle rigoroso, o gestor perde visibilidade sobre o que vende mais, o que está parado, o que está próximo do vencimento e onde estão ocorrendo perdas silenciosas.
Na prática, uma farmácia pode estar faturando bem e, ainda assim, perdendo dinheiro todos os meses por falhas no controle de estoque.
Principais causas de perdas no estoque da farmácia
Antes de entender como melhorar o controle, é fundamental saber onde surgem as perdas.
Uma das causas mais comuns é o vencimento de medicamentos, geralmente provocado por compras sem planejamento, falta de giro ou ausência de monitoramento de validade.
Outra fonte frequente de prejuízo são erros de registro, como entradas não lançadas, saídas sem baixa no sistema ou divergência entre estoque físico e estoque contábil.
Também há perdas causadas por:
- Quebras e avarias
- Furtos internos ou externos
- Compras excessivas para aproveitar descontos
- Falta de padronização nos processos de recebimento
Sem dados confiáveis, o gestor toma decisões no “achismo”, o que aumenta ainda mais o risco de desperdício.
Como controlar estoque na farmácia de forma eficiente
Para controlar estoque na farmácia de maneira eficiente, é preciso ir além de simplesmente “saber o que tem no depósito”. O controle precisa ser sistemático, contínuo e integrado à gestão financeira.
Veja algumas dicas:
Mantenha os cadastros corretos e atualizados: O cadastro precisa conter informações como descrição do produto, fornecedor, preço de custo, preço de venda, validade e lote.
Registre todas as entradas e saídas: Não importa se o produto saiu por venda, troca, perda ou vencimento: tudo precisa estar refletido no sistema.
Defina uma rotina de conferência periódica: Compare o estoque físico com o estoque registrado. Isso permite identificar falhas rapidamente, antes que o prejuízo se torne significativo.
Controlar estoque não é tarefa pontual. É um processo diário que exige disciplina e método.
Importância do controle de validade, lotes e produtos controlados
Um dos maiores riscos no setor farmacêutico está relacionado ao prazo de validade. Medicamentos vencidos não podem ser comercializados e precisam ser descartados corretamente, o que gera prejuízo direto.
Por isso, o controle de estoque na farmácia deve priorizar:
- Monitoramento constante das datas de vencimento
- Organização física por validade (PEPS / FIFO)
- Ações comerciais para giro de produtos próximos ao vencimento
Além disso, produtos controlados exigem atenção redobrada, com registros específicos e cumprimento das normas da Anvisa e do SNGPC.
A falta de controle nesses itens pode gerar não apenas perdas financeiras, mas também sanções legais e administrativas, colocando a farmácia em risco.
Indicadores de estoque que toda farmácia precisa acompanhar
Uma gestão eficiente depende de números. Controlar estoque na farmácia sem indicadores é como dirigir no escuro.
Alguns indicadores fundamentais incluem:
- Giro de estoque: Mostra a velocidade de venda dos produtos
- Cobertura de estoque: Indica por quanto tempo o estoque atual sustenta as vendas
- Índice de perdas: Revela quanto do estoque é perdido por vencimento, quebra ou furto
- Ruptura de estoque: Mede a falta de produtos no ponto de venda
A análise desses indicadores permite decisões mais inteligentes, como ajustar compras, renegociar com fornecedores e melhorar o mix de produtos.
Farmácias que acompanham esses dados conseguem reduzir perdas e melhorar o fluxo de caixa, mesmo sem aumentar o faturamento.
Erros comuns no controle de estoque em farmácias
Infelizmente, muitos empresários acabam cometendo alguns erros comuns no controle de estoque das suas farmácias, e com isso, acabam comprometendo os resultados do negócio.
Dentre os erros mais comuns, podemos destacar:
- Comprar com base apenas em descontos
- Não revisar estoque parado
- Ignorar pequenos desvios recorrentes
- Falta de inventários periódicos
- Ausência de integração entre estoque e financeiro
Quando repetidos, esses erros, geram prejuízos significativos ao longo do tempo.
O papel da contabilidade na gestão de estoque da farmácia
Engana-se quem pensa que a contabilidade cuida apenas de impostos. Uma contabilidade estratégica atua diretamente na organização da gestão, incluindo o controle de estoque.
A contabilidade especializada ajuda a:
- Analisar custos reais dos produtos
- Avaliar impactos do estoque no lucro
- Identificar perdas ocultas
- Apoiar decisões de compra
- Ajustar processos para reduzir desperdícios
Quando estoque, financeiro e contabilidade caminham juntos, a farmácia ganha eficiência e previsibilidade.
Como a Five Consultant Contabilidade pode ajudar sua farmácia
A Five Consultant Contabilidade atua ao lado de farmácias e drogarias que buscam mais controle, menos perdas e crescimento sustentável.
O trabalho vai além da contabilidade tradicional, oferecendo:
- Análise integrada de estoque e financeiro
- Apoio na organização de processos
- Orientação para redução de perdas
- Suporte para conformidade fiscal e sanitária
- Planejamento para melhoria de resultados
Com uma visão estratégica, a Five ajuda o gestor a transformar o estoque em um ativo, e não em um problema.
Conclusão
Controlar estoque na farmácia é uma tarefa essencial para evitar perdas, proteger o caixa e garantir a sustentabilidade do negócio. Em um setor altamente regulado e competitivo, erros simples podem gerar grandes prejuízos.
Com processos bem definidos, uso de tecnologia, acompanhamento de indicadores e apoio de uma contabilidade especializada, é possível reduzir desperdícios, melhorar a rentabilidade e tomar decisões mais inteligentes.
A Five Consultant Contabilidade está preparada para apoiar sua farmácia nesse processo, ajudando você a profissionalizar a gestão, reduzir perdas e construir um negócio mais eficiente e lucrativo.
Entre em contato conosco e fale com um dos nossos especialistas!
