É muito comum que empreendedores se deparem com algum tipo de pendência fiscal, seja ela pequenas inconsistências cadastrais ou débitos em aberto junto aos órgãos públicos.
Essas pendências podem afetar o CNPJ, impedir a emissão de certidões negativas e até gerar restrições que dificultam o acesso a crédito e licitações.
Neste artigo da Five Consultant Contabilidade, você vai entender o que é uma pendência fiscal, como consultá-la nos principais órgãos e o passo a passo para regularizar a situação da sua empresa com segurança.
O que é uma pendência fiscal
Uma pendência fiscal é qualquer inconsistência, débito ou irregularidade identificada pelos órgãos fiscalizadores, como Receita Federal, estados ou prefeituras, relacionada ao pagamento de tributos ou ao cumprimento de obrigações acessórias.
Essas pendências podem ocorrer por vários motivos, desde erros simples em declarações até impostos não pagos. Em alguns casos, o empresário sequer percebe o problema, mas ele pode crescer com o tempo e gerar multas e juros.
As principais causas de pendências fiscais são:
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Falta de envio de declarações obrigatórias, como DCTF, ECD, ECF, DEFIS ou SPED;
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Atrasos no pagamento de tributos federais, estaduais ou municipais;
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Divergências entre valores informados nas declarações e os registros da Receita Federal;
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Débitos previdenciários não quitados;
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Erros cadastrais no CNPJ;
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Problemas no cadastro de inscrição estadual ou municipal;
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Irregularidades no Simples Nacional, como débitos não parcelados.
Mesmo pequenas pendências podem gerar grandes complicações se não forem resolvidas rapidamente, como impedimentos fiscais, restrições no CNPJ e cobranças automáticas via dívida ativa.
Quais são os tipos de pendências fiscais
As pendências fiscais podem ocorrer em três níveis: federal, estadual e municipal. Entender onde está o problema é o primeiro passo para regularizar a situação.
1. Pendências federais
São aquelas relacionadas à Receita Federal ou à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), que incluem tributos como:
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IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
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CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
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PIS e Cofins;
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INSS e contribuições previdenciárias;
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Contribuição patronal (DCTFWeb).
Essas pendências também podem incluir a falta de entrega de declarações e inconsistências nas informações enviadas.
2. Pendências estaduais
Referem-se principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e às obrigações acessórias vinculadas à Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz).
Empresas do comércio, indústria e transporte são as mais afetadas nesse tipo de pendência.
3. Pendências municipais
São relacionadas a impostos como ISS (Imposto sobre Serviços), taxas de alvará e outras cobranças específicas de prefeituras.
Profissionais liberais, prestadores de serviço e clínicas médicas, por exemplo, precisam estar atentos às obrigações municipais.
Como consultar pendências fiscais
Consultar regularmente a situação fiscal da empresa é uma boa prática para evitar surpresas. A seguir, veja onde e como verificar possíveis pendências nos diferentes órgãos.
1. Receita Federal (pendências federais)
O portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) é o principal canal para consulta de pendências federais.
Para acessar, basta entrar no site usando o certificado digital. No menu “Situação Fiscal”, é possível visualizar:
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Débitos tributários federais;
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Pendências de declarações;
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Informações sobre o CNPJ e regime tributário;
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Autos de infração e notificações pendentes.
Se houver irregularidades, o sistema indicará quais obrigações precisam ser regularizadas e se há débitos em cobrança.
2. Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (dívida ativa da União)
Débitos não quitados junto à Receita Federal podem ser inscritos em dívida ativa e migrar para o sistema da PGFN.
A consulta é feita em https://www.regularize.pgfn.gov.br, onde o contribuinte pode emitir guias de pagamento, solicitar parcelamentos ou verificar a situação de débitos inscritos.
3. Secretaria da Fazenda Estadual (pendências de ICMS)
Cada estado possui seu próprio sistema de consulta. Em São Paulo, por exemplo, a verificação é feita pelo Posto Fiscal Eletrônico (PFE).
Basta informar o CNPJ para acessar as informações sobre débitos, autos de infração e obrigações acessórias em aberto.
4. Prefeitura Municipal (pendências de ISS e taxas)
As pendências municipais podem ser consultadas no site da prefeitura onde a empresa está estabelecida.
Geralmente, há um campo chamado “Consulta de Débitos” ou “Emissão de Certidão Negativa Municipal”, onde é possível identificar eventuais pendências de ISS, TFE, alvará ou outras taxas.
5. Certidões negativas
Outra forma prática de verificar pendências é solicitar as Certidões Negativas de Débito (CNDs).
Se a certidão não for emitida, é sinal de que há irregularidades. As principais são:
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CND Federal: Emitida pela Receita Federal e PGFN;
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CND Estadual: Emitida pela Sefaz do estado;
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CND Municipal: Emitida pela prefeitura.
Manter todas essas certidões atualizadas é fundamental para comprovar a regularidade fiscal da empresa, principalmente em processos de licitação, financiamentos e contratos com grandes clientes.
Como regularizar pendências fiscais
Depois de identificar as pendências, é hora de agir para corrigir os problemas. O processo de regularização pode variar conforme o tipo de pendência, mas, em geral, envolve os seguintes passos:
1. Regularize as declarações pendentes
Se o problema for a falta de envio de obrigações acessórias, como ECD, ECF, DCTF ou DEFIS, é necessário transmiti-las imediatamente.
O atraso pode gerar multa automática, mas evita a inscrição da pendência em dívida ativa.
2. Quite ou parcele os débitos em aberto
Os débitos tributários podem ser pagos à vista ou parcelados. A Receita Federal e a PGFN permitem parcelamentos online, acessíveis pelo e-CAC ou pelo portal Regularize.
Existem diferentes modalidades, como o parcelamento ordinário (em até 60 vezes) e programas de transação tributária, que oferecem descontos em juros e multas para quem regulariza débitos antigos.
3. Corrija inconsistências de cadastro
Se a pendência for cadastral (como CNAE incorreto, endereço desatualizado ou inscrição estadual suspensa), é necessário atualizar as informações junto à Receita Federal, Junta Comercial e demais órgãos vinculados.
4. Regularize débitos estaduais e municipais
Cada estado e município possui regras próprias para parcelamento e quitação de débitos.
Em muitos casos, é possível emitir as guias diretamente nos portais das Secretarias da Fazenda ou prefeituras, sem necessidade de atendimento presencial.
5. Acompanhe o status das regularizações
Após o pagamento ou correção, verifique se as informações foram atualizadas nos sistemas oficiais.
O ideal é aguardar alguns dias e solicitar novamente as certidões negativas para garantir que o CNPJ está totalmente regularizado.
Conclusão
A pendência fiscal é um problema comum, mas que pode ser resolvido com organização e o apoio de uma contabilidade especializada.
Consultar regularmente a situação da empresa, manter os pagamentos em dia e contar com uma gestão fiscal automatizada são medidas que garantem tranquilidade e segurança para o negócio.
A Five Consultant Contabilidade está pronta para ajudar sua empresa a consultar, regularizar e prevenir pendências fiscais, com soluções completas em gestão tributária, planejamento e compliance fiscal.
