Organizar o financeiro de uma farmácia pequena é um dos maiores desafios enfrentados por empreendedores do varejo farmacêutico, especialmente diante de margens apertadas, alta concorrência, controle rigoroso de estoque e forte impacto dos impostos no resultado final.
Sem uma gestão financeira bem estruturada, mesmo farmácias com bom volume de vendas podem enfrentar dificuldades de caixa e prejuízos recorrentes.
Neste artigo, a Five Consultant Contabilidade apresenta um guia prático e estratégico sobre como organizar o financeiro de uma farmácia pequena, abordando controle de receitas e despesas, fluxo de caixa, estoque, precificação, impostos e o papel da contabilidade na sustentabilidade do negócio.
Por que a organização financeira é vital para uma farmácia pequena
Farmácias pequenas operam em um cenário bastante específico. Além da concorrência com grandes redes, há desafios como:
- Margens reduzidas em medicamentos tabelados
- Necessidade de capital de giro constante
- Estoque com validade limitada
- Alto volume de obrigações fiscais
- Dependência de convênios e cartões
Quando o financeiro não está organizado, o gestor perde visibilidade sobre o negócio e passa a tomar decisões com base apenas no saldo bancário, o que é um erro comum e perigoso.
Organizar o financeiro não significa apenas “anotar gastos”, mas sim estruturar processos, analisar números e usar informações para melhorar resultados.
Veja à seguir algumas dicas, e inicie hoje mesmo, o processo de organização financeira do seu negócio!
1.Separe finanças pessoais e financeiras da farmácia
O primeiro passo para organizar o financeiro de uma farmácia pequena é separar completamente as finanças do negócio das finanças pessoais do proprietário.
Misturar contas gera:
- Falta de controle real do lucro
- Dificuldade para apurar impostos corretamente
- Problemas na precificação
- Risco fiscal e contábil
O ideal é:
- Ter uma conta bancária PJ exclusiva
- Definir um pró-labore fixo para o dono
- Registrar retiradas de forma correta
Essa separação é a base para qualquer gestão financeira eficiente.
2.Estruture o controle de receitas e despesas
Nenhuma farmácia consegue se organizar financeiramente sem um controle detalhado das entradas e saídas.
É fundamental registrar:
- Vendas à vista
- Vendas no cartão (débito e crédito)
- Convênios
- Pix e transferências
- Outras receitas
Da mesma forma, todas as despesas precisam ser classificadas, como:
- Compra de medicamentos e perfumaria
- Aluguel
- Salários e encargos
- Energia, água, internet e telefone
- Taxas de cartão
- Despesas administrativas
Esse controle permite identificar:
- Onde o dinheiro está sendo gasto
- Quais despesas podem ser reduzidas
- Quais produtos geram mais resultado
3.Controle o fluxo de caixa diariamente
O fluxo de caixa é o coração do financeiro da farmácia. Ele mostra quando o dinheiro entra e quando sai, e não apenas quanto foi faturado.
Em uma farmácia pequena, o fluxo de caixa deve ser:
- Atualizado diariamente
- Separado por datas de vencimento
- Acompanhado de forma preventiva
É comum que farmácias vendam muito no cartão, mas recebam apenas semanas depois, enquanto as despesas vencem antes. Sem controle, isso gera falta de caixa mesmo com boas vendas.
Um bom fluxo de caixa ajuda a:
- Evitar atrasos em pagamentos
- Planejar compras de estoque
- Negociar prazos com fornecedores
- Antecipar problemas financeiros
4.Organize o controle de estoque para proteger o financeiro
O estoque é um dos maiores ativos e também um dos maiores riscos financeiros de uma farmácia.
Estoque desorganizado gera:
- Capital parado
- Vencimento de medicamentos
- Compras desnecessárias
- Falta de produtos de giro rápido
Para organizar o financeiro, é essencial:
- Controlar entrada e saída de produtos
- Monitorar validade dos medicamentos
- Identificar itens de alto e baixo giro
- Evitar excesso de estoque
Quanto mais dinheiro parado no estoque, menos capital disponível para pagar despesas e investir no negócio.
5.Entenda a margem real dos produtos vendidos
Um erro comum em farmácias pequenas é acreditar que vender mais significa lucrar mais. Isso nem sempre é verdade.
Para organizar o financeiro corretamente, o gestor precisa conhecer:
- Custo real do produto
- Impostos incidentes
- Taxas de cartão
- Margem líquida de cada item
Medicamentos com preço controlado costumam ter margens menores, enquanto produtos de perfumaria, cosméticos e conveniência geralmente oferecem maior rentabilidade.
Com essa análise, a farmácia pode:
- Ajustar o mix de produtos
- Criar estratégias de venda cruzada
- Priorizar itens mais lucrativos
6.Planeje o capital de giro da farmácia
Capital de giro é o dinheiro necessário para manter a farmácia funcionando no dia a dia.
Uma farmácia pequena precisa de capital de giro para:
- Comprar mercadorias
- Pagar funcionários
- Arcar com impostos
- Cobrir despesas fixas
Sem planejamento, o gestor acaba recorrendo a:
- Empréstimos caros
- Cheque especial
- Antecipação de recebíveis
O ideal é calcular o capital de giro necessário e manter uma reserva mínima para imprevistos, garantindo saúde financeira.
7.Organize o pagamento de impostos corretamente
A carga tributária impacta diretamente o financeiro da farmácia. Sem orientação, muitos negócios pagam mais impostos do que deveriam.
Farmácias podem estar enquadradas em:
- Simples Nacional
- Lucro Presumido
- Lucro Real
Cada regime possui impactos diferentes sobre:
- ICMS
- PIS e Cofins
- IRPJ e CSLL
Além disso, erros fiscais podem gerar multas, juros e autuações, afetando o caixa do negócio.
8.Use relatórios financeiros para tomar decisões
Organizar o financeiro não é apenas registrar dados, mas analisar informações. Veja alguns relatórios essenciais para uma farmácias:
- DRE (Demonstrativo de Resultados)
- Fluxo de caixa projetado
- Relatório de vendas por produto
- Relatório de despesas fixas e variáveis
Com esses dados, o gestor consegue:
- Avaliar se a farmácia está lucrando
- Corrigir falhas rapidamente
- Planejar crescimento com segurança
O papel da contabilidade na organização financeira da farmácia
A contabilidade vai muito além do cálculo de impostos. Uma contabilidade especializada em farmácias atua como parceira estratégica do negócio.
A Five Consultant Contabilidade auxilia farmácias pequenas com:
- Organização financeira e contábil
- Planejamento tributário
- Análise de custos e margens
- Escolha do regime tributário mais econômico
- Apoio na tomada de decisões
Com apoio contábil adequado, o gestor passa a entender os números e agir de forma preventiva, não apenas corretiva.
A Five Consultant Contabilidade está preparada para ajudar sua farmácia a organizar o financeiro, reduzir custos, pagar menos impostos de forma legal e construir um negócio mais sólido e lucrativo.
Se você quer sair do improviso e assumir o controle financeiro da sua farmácia, entre em contato conosco e conte com especialistas que entendem do seu segmento.
