O setor farmacêutico é um dos mais regulados do país, tanto pela vigilância sanitária quanto pelas exigências tributárias, reforçando a importância do suporte especializado de uma boa contabilidade para farmácias.
Para quem administra uma farmácia, é fundamental entender não apenas as rotinas de vendas e de controle de estoque, mas também as obrigações fiscais que envolvem desde a emissão de notas fiscais eletrônicas até as declarações periódicas junto à Receita Federal e aos fiscos estaduais.
Uma contabilidade especializada reduz riscos de autuações, otimiza o fluxo de caixa e garante conformidade com as normas vigentes.
Características e desafios da contabilidade para farmácias
Farmácias trabalham com um mix amplo de produtos: medicamentos de referência, genéricos, similares, suplementos, cosméticos e perfumaria.
Cada categoria tem regras específicas de armazenagem, prazo de validade e classificação fiscal. Além disso, os preços dos medicamentos podem sofrer variações constantes por determinação governamental, o que exige atualização contínua de tabelas e sistemas de gestão.
As principais peculiaridades que impactam a contabilidade são:
- Controle de validade e perdas: medicamentos vencidos geram provisões de estoque e ajustes contábeis.
- Classificação fiscal: códigos NCM e CEST precisam estar corretos para correta tributação de ICMS e PIS/COFINS.
- Registros no SNGPC: movimentação de substâncias controladas deve ser informada mensalmente.
Essas características aumentam a complexidade do cálculo do CMV (Custo das Mercadorias Vendidas), influenciam diretamente a apuração de impostos e requerem integração entre o sistema de gestão (PDV/ERP) e a contabilidade.
Escolha do regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real
A decisão sobre o regime tributário afeta a carga de impostos, o custo administrativo e a capacidade de crescer de forma sustentável, Confira na sequência, um resumo sobre os regimes tributários disponíveis em nosso país:
Simples Nacional
- Faturamento anual até R$ 4,8 milhões.
- Tributos unificados no DAS (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS e CPP).
- Alíquotas crescentes conforme faixas de receita (Anexo I para comércio).
- Vantagem: simplicidade e redução de obrigações acessórias.
- Desvantagem: sem aproveitamento de créditos de PIS/COFINS e teto baixo para expansão.
Lucro Presumido
- Faturamento anual até R$ 78 milhões.
- Base de cálculo de IRPJ (8% ou 32% da receita, dependendo do serviço) e CSLL (12%).
- PIS (0,65%) e COFINS (3%) em regime cumulativo.
- Vantagem: previsibilidade tributária e potencial economia se a margem efetiva for superior à presunção.
- Desvantagem: sem créditos de PIS/COFINS e obrigações acessórias mais complexas.
Lucro Real
- Obrigatório para faturamento acima de R$ 78 milhões ou sociedades financeiras.
- IRPJ e CSLL calculados sobre o lucro contábil ajustado.
- PIS/COFINS em não‑cumulativo, com créditos sobre insumos e serviços.
- Vantagem: aproveitamento de prejuízos fiscais e créditos de PIS/COFINS; ideal para margens baixas ou variáveis.
- Desvantagem: maior custo operacional, necessidade de escrituração rigorosa e maior complexidade.
A farmácia deve simular, em conjunto com o contador, todos os regimes levando em conta lucros, despesas financeiras, investimento em tecnologia e sazonalidades de vendas antes de definir a melhor opção.
Contabilidade para farmácias: obrigações fiscais essenciais
Manter a contabilidade em dia envolve o acompanhamento e a entrega de diversas obrigações acessórias, dentre as quais, podemos destacar:
Emissão de NF‑e
- A Nota Fiscal Eletrônica obrigatória para vendas, devoluções a fornecedores e transferências entre filiais.
- Cuidados para configurar corretamente CFOP, CST/CSOSN e descrever cada item conforme NCM.
SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI)
- Integra lançamentos de ICMS e IPI em arquivo digital.
- Envio mensal via Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
EFD‑Contribuições (PIS/COFINS
- Escrituração obrigatória para empresas no regime não‑cumulativo.
- Permite créditos sobre insumos, embalagens e frete; deve ser gerada e transmitida mensalmente.
DCTF/DCTFWeb e EFD‑Reinf
- DCTF/DCTFWeb: declaração de débitos e créditos tributários federais.
- EFD‑Reinf: apura retenções de INSS, IRRF e contribuições de terceiros.
FGTS e INSS
- É preciso enviar informações sobre a folha de pagamento, para fins de cálculo do FGTS e INSS.
- Também é preciso efetuar o pagamento das guias de recolhimento, dentro do prazo estabelecido pela legislação em vigor.
DIRF
- Informe de rendimentos pagos e retenções de IR na fonte, entregue anualmente.
- Cada uma dessas obrigações tem prazos específicos, e o não cumprimento pode gerar multas, juros e dificuldades de obtenção de certidões negativas.
Contabilidade para farmácias: controle de estoque e SNGPC
O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) exige que farmácias informem mensalmente entradas e saídas de medicamentos sujeitos a controle especial. A conciliação entre o SNGPC e o estoque contábil deve ser rigorosa:
- Inventários rotativos garantem o alinhamento de saldos físicos e contábeis.
- Provisionamento de perdas: produtos vencidos ou danificados devem ser baixados no estoque e reconhecidos como despesa.
- Validação de lotes: cada lote de medicamento precisa ser registrado corretamente para rastreabilidade.
Erros no SNGPC podem resultar em multas elevadas pela ANVISA e inconsistências na contabilidade fiscal, afetando a apuração de PIS/COFINS e ICMS.
Contabilidade para farmácias e boas práticas
Para fechar este conteúdo com chave de ouro, é hora de conferir algumas práticas recomendadas para uma boa gestão contábil de farmácias:
Integração total de sistemas: Conectar PDV, ERP e plataforma de e‑commerce (quando houver) para emissão automática de NF‑e e geração de SPED.
Conciliação periódica: Confrontar notas fiscais de compra e venda com extratos bancários, balancetes e saldos de estoque, visando identificar quaisquer divergências até o quinto dia útil após fechamento de mês.
Planejamento de fluxo de caixa: Provisionar mensalmente os principais tributos e encargos trabalhistas para evitar surpresas no desembolso.
Além disso, é importante avaliar sazonalidades (campanhas de vacinação, temporadas de gripes) para ajustar capital de giro.
Acompanhamento de indicadores: Além disso, defina KPIs como ticket médio, giro de estoque, lucratividade e faturamento.
Monitore os indicadores de perto, e se necessário, implemente o mais rápido possível, as ações corretivas necessárias.
Conclusão
Uma contabilidade para farmácias estruturada e alinhada às particularidades do setor farmacêutico é imprescindível para reduzir riscos, manter a conformidade e melhorar a rentabilidade.
A Five Consultant Contabilidade oferece suporte completo:
- Análise e escolha do regime tributário mais adequado.
- Implantação e automação de obrigações acessórias.
- Gestão integrada de estoque e SNGPC.
- Consultoria contínua de planejamento financeiro e tributário.
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