Manter uma farmácia regularizada no Brasil é um desafio que exige atenção redobrada não só às regras contábeis e fiscais, mas também às normas sanitárias.
Na prática, isso porque o setor farmacêutico está entre os mais fiscalizados do país — o que faz com que o empresário do ramo precise cumprir exigências tanto da Receita Federal quanto da Vigilância Sanitária.
Qualquer descuido pode gerar multas, suspensão da licença sanitária e até fechamento do estabelecimento.
Por isso, a equipe da Five Consultant Contabilidade preparou este guia completo com tudo o que você precisa saber para manter sua farmácia 100% regularizada.
Por que a regularização da farmácia é tão importante?
Farmácias e drogarias lidam com medicamentos, substâncias controladas e produtos para a saúde pública. Por isso, a legislação exige que esses estabelecimentos cumpram uma série de normas relacionadas à:
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Segurança sanitária;
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Controle de estoque;
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Responsabilidade técnica;
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Emissão de documentos fiscais;
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Recolhimento de tributos;
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Envio de obrigações acessórias ao Fisco.
Ao manter a farmácia regularizada, o empresário garante:
✅ Autorização para funcionar sem riscos;
✅ Acesso a fornecedores e distribuidoras confiáveis;
✅ Menor risco de sanções e autuações;
✅ Boa reputação no mercado;
✅ Segurança para participar de licitações públicas ou ampliar o negócio.
Quais são os principais órgãos que fiscalizam uma farmácia?
Antes de detalhar como manter sua farmácia regularizada, é importante entender os principais órgãos que fiscalizam o setor:
1. Vigilância Sanitária: Responsável por fiscalizar as condições sanitárias da farmácia, exigindo que o local atenda às normas da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e da RDC 44/2009, entre outras.
2. Receita Federal: Fiscaliza as obrigações tributárias e fiscais, como a emissão correta de notas fiscais, pagamento de impostos e entrega de declarações.
3. Conselho Regional de Farmácia (CRF): Exige a presença de responsável técnico (farmacêutico), devidamente registrado e com carga horária compatível com o funcionamento do estabelecimento.
4. Prefeitura e órgãos estaduais: Cuidam do alvará de funcionamento, licenças ambientais e vigilância sanitária municipal.
Documentação essencial para manter a farmácia regularizada
Para manter sua farmácia legalizada, é fundamental ter a documentação em dia. Abaixo, listamos os principais documentos exigidos:
Documentos fiscais e contábeis:
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CNPJ ativo e regularizado;
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Inscrição estadual e municipal;
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Alvará de funcionamento;
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Certidões negativas de débitos (municipal, estadual e federal);
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Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e);
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Livro caixa e registros contábeis atualizados;
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DRE e balanço patrimonial, exigidos para regimes como Lucro Presumido ou Lucro Real;
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Entrega da DIME, SPED e outras obrigações acessórias, conforme o regime tributário.
Documentos sanitários e técnicos:
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Alvará sanitário atualizado;
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Licença da Anvisa, quando necessário;
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Certificado de regularidade do CRF;
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Contrato de prestação de serviços com farmacêutico responsável técnico;
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Documentação de controle de estoque de medicamentos controlados (SNGPC);
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Manual de boas práticas e POPs (procedimentos operacionais padrão);
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Controle de temperatura, umidade e conservação de produtos.
Como manter a regularidade com a Vigilância Sanitária?
A Vigilância Sanitária é extremamente rigorosa com farmácias e pode realizar fiscalizações a qualquer momento, sem aviso prévio. Por isso, é essencial estar em conformidade com as normas sanitárias o tempo todo.
Veja os principais pontos de atenção:
✅ 1. Licenciamento sanitário
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Solicite o alvará sanitário junto ao órgão municipal ou estadual;
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Faça a renovação anual;
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Informe alterações no layout, atividades ou responsável técnico.
✅ 2. Responsável técnico (RT)
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O farmacêutico deve estar presente durante todo o horário de funcionamento;
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Deve possuir vínculo formal com a farmácia (contrato CLT ou prestação de serviço);
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O nome do RT deve constar nas embalagens e documentos exigidos pela Anvisa.
✅ 3. SNGPC – Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados
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Farmácias que comercializam medicamentos da Portaria 344 (psicotrópicos, antibióticos etc.) devem utilizar o SNGPC;
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É obrigatório cadastrar os medicamentos e enviar os dados à Anvisa regularmente;
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A ausência de envio pode gerar bloqueios, multas e suspensão da licença sanitária.
✅ 4. Boas práticas de armazenamento e controle
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Controle de temperatura e umidade no ambiente de estocagem;
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Separação correta de medicamentos vencidos ou em quarentena;
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Higiene e organização dos espaços;
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Manual de boas práticas disponível para consulta da equipe.
Como manter a farmácia regular com a Receita Federal?
Além das exigências sanitárias, a farmácia também deve seguir uma série de obrigações fiscais e tributárias para evitar problemas com o Fisco.
Veja os principais cuidados:
✅ 1. Escolha do regime tributário
A escolha correta entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real impacta diretamente no valor dos impostos e no controle das obrigações.
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Simples Nacional: opção mais simples, mas com restrições (ex: limite de faturamento de R$ 4,8 milhões/ano e restrições conforme o Anexo III ou V).
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Lucro Presumido: pode ser vantajoso para farmácias com margem de lucro maior.
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Lucro Real: obrigatório para grandes empresas ou com atividade específica, exige contabilidade completa e detalhada.
💡 A Five Consultant Contabilidade pode ajudar a definir o melhor regime com base no faturamento e nas despesas da farmácia.
✅ 2. Emissão de notas fiscais
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Utilize sistema emissor de NF-e compatível com a Secretaria da Fazenda estadual;
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Mantenha todos os XMLs arquivados por pelo menos 5 anos;
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Emita notas corretamente para vendas com CPF e CNPJ.
✅ 3. Recolhimento de tributos
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Pague os tributos no prazo correto (DAS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, etc.);
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Fique atento aos impostos estaduais sobre medicamentos;
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Utilize software de gestão contábil para acompanhar vencimentos e guias.
✅ 4. Entrega de obrigações acessórias
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SPED Fiscal;
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EFD Contribuições;
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DCTFWeb;
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DIRF (quando aplicável);
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Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Escrituração Contábil Digital (ECD), se exigido.
Como a contabilidade especializada ajuda?
Farmácias enfrentam exigências fiscais, legais e sanitárias muito específicas. Por isso, contar com um escritório contábil que conhece o setor é essencial para evitar erros e manter o negócio saudável.
A Five Consultant Contabilidade oferece:
✅ Abertura e regularização de farmácias;
✅ Suporte completo para vigilância sanitária e CRF;
✅ Controle contábil e fiscal automatizado;
✅ Apuração correta de tributos e entrega de obrigações;
✅ Apoio na emissão de notas e integração com sistemas ERP.
Conclusão
Manter uma farmácia regularizada exige atenção a diversas normas da Vigilância Sanitária, da Receita Federal, do CRF e da legislação municipal.
Estar em dia com todas essas obrigações evita multas, garante o funcionamento contínuo do estabelecimento e transmite confiança para os clientes.
Se você quer ter tranquilidade para focar no atendimento e nas vendas, conte com o suporte da Five Consultant Contabilidade.
Nossa equipe é especializada no setor farmacêutico e está pronta para ajudar sua farmácia a crescer com segurança, controle e conformidade.
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