Troca de Contabilidade: Como e Quando fazer?
A troca de contabilidade pode parecer um processo difícil. Porém, desde que a empresa atenda aos requisitos necessários, todos os passos devem correr sem nenhum problema. Afinal, assim como em qualquer relação de contratação de serviços, a contabilidade permite a quebra de contrato e a busca por novos prestadores de serviço.
No presente artigo Five Consultant, você entende melhor como e quando realizar a troca de contabilidade, assim como qual o processo ideal a seguir a fim de evitar problemas futuros.
Quando fazer a troca de contabilidade?
Esta é a primeira pergunta a responder, e talvez a mais complexa, já que não existe uma resposta específica e direta, pois o momento ideal para fazer a troca de contabilidade é subjetivo e depende do contexto e da rotina de sua empresa.
A fim de identificar este momento de troca de contabilidade, pergunte-se: você, enquanto pessoa a frente da gestão, se vê satisfeita com os serviços contábeis prestados até então? Está confortável com os valores cobrados? A taxa de erros contábeis que têm ocorrido está regular ou lhe incomoda? Os serviços oferecidos pela sua contabilidade atual lhe garantem um diferencial competitivo? Ou se limitam à ideia de contabilidade clássica de mero cumprimento de responsabilidades fiscais?
Responder a essas perguntas pode ser uma boa forma de saber quando fazer a troca de contabilidade. Por fim, uma vez que o lado subjetivo tenha sido respondido, busque compreender o contrato vigente, possíveis multas e afins – é possível realizar a quebra do contrato do momento, ou há algum prazo limitante no contrato assinado?
Como fazer a troca de contabilidade?
O passo a passo da troca de contabilidade é relativamente simples, desde que se observem os requisitos e as limitações impostas pelo contrato firmado com a pessoa contadora anterior. Confira em seguida os passos para efetivar a troca:
- Checar o contrato vigente: Primeiramente, é necessário checar o atual contrato, seus prazos de aviso prévio e outras cláusulas de encerramento;
- Verificar possíveis pendências: O segundo elemento é saber se você quitou todos os pagamentos devidos à pessoa contadora. Caso negativo, realize o pagamento de todas as pendências antes da quebra de contrato;
- Ser transparente com a pessoa contadora: Uma vez que a possibilidade de troca de contabilidade tenha sido atestada e que as pendências financeiras tenham sido quitadas, seja plenamente transparente com a pessoa contadora;
- Escolher e contratar o novo serviço de contabilidade: O quarto passo é a escolha de uma nova equipe de contabilidade. Esta deverá estar alinhada com o poder aquisitivo da empresa, tendo sempre especialidade na área de atuação de sua empresa, entre outras características esperadas de uma assessoria contábil;
- Realizar a transferência de acessos e documentos: Por fim, é importante garantir a transferência de todos os acessos da antiga pessoa contadora para a nova equipe contábil. É preciso alterar sempre as senhas.
Finalmente, depois que a nova equipe contábil estiver ocupando o cargo, não esqueça de conferir os resultados. Assim, você compreende se a transição foi feita da melhor forma possível e se o serviço oferecido está sendo ideal.
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