Contabilidade Consultiva

Para muitos empreendedores, o termo pró-labore ainda gera dúvidas. Afinal, ele não é exatamente um salário, mas também não deve ser confundido com distribuição de lucros.

Definir corretamente o valor do pró-labore é essencial para manter a saúde financeira do negócio, evitar problemas com o Fisco e garantir que o sócio-administrador seja devidamente remunerado pelo seu trabalho.

Neste artigo da Five Consultant Contabilidade, você vai entender o que é pró-labore, como ele funciona, quais os encargos envolvidos e, principalmente, como definir o valor ideal para a sua empresa.

O que é pró-labore?

O termo “pró-labore” vem do latim e significa “pelo trabalho”. Ou seja, é a remuneração destinada aos sócios que atuam efetivamente na gestão ou operação da empresa.

Diferente dos lucros distribuídos entre os sócios, que são isentos de encargos trabalhistas e previdenciários (quando apurados corretamente), o pró-labore possui obrigatoriedade de contribuição ao INSS e pode incidir IRRF, dependendo do valor.

Em resumo:

• É obrigatório quando há sócio atuante na empresa;

• Tem natureza de remuneração (mas não é salário com carteira assinada);

• Não dá direito ao FGTS, férias ou 13º salário;

• Deve ser registrado na contabilidade e declarado corretamente.

Quem deve receber pró-labore?

Todo sócio que exerce atividade na empresa deve receber pró-labore. Ou seja, se um dos sócios apenas investe capital e não participa da gestão, ele pode apenas receber distribuição de lucros.

Mas se ele estiver envolvido na administração, comercial, produção, gestão de pessoas ou qualquer outra função, o pagamento de pró-labore se torna obrigatório.

Inclusive, o pagamento regular de pró-labore é um indicativo de conformidade fiscal e previdenciária, já que demonstra que o sócio está contribuindo com o INSS.

Quais são os encargos sobre o pró-labore?

Ao definir o valor do pró-labore, é essencial considerar os encargos obrigatórios que incidem sobre ele:

1. INSS (Previdência Social)

• A empresa deve recolher 11% sobre o valor bruto do pró-labore (retido do sócio);

• Também é obrigada a recolher 20% de INSS patronal sobre o valor pago.

Obs.: Empresas do Simples Nacional podem ter tratamento diferenciado quanto ao INSS patronal, dependendo do anexo e da atividade.

2. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)

• Incide conforme a tabela progressiva do IRPF.

• A partir de um determinado valor, o sócio pode pagar alíquotas que vão de 7,5% até 27,5%.

3. ISS (em alguns casos)

• Se o sócio prestador de serviços é autônomo sem vínculo societário (ex: clínica com profissionais contratados), pode haver incidência de ISS.

Diferença entre pró-labore, salário e distribuição de lucros

Enquanto o pró-labore é considerado um pagamento obrigatório para o sócio que atua na empresa, a distribuição de lucros é uma remuneração isenta (quando os lucros estão apurados e escriturados corretamente na contabilidade).

Por isso, muitos empresários utilizam o pró-labore como forma de garantir contribuição previdenciária mínima, e distribuem o restante do valor como lucros, com economia tributária.

Qual o valor mínimo do pró-labore?

A legislação não estabelece um valor fixo para o pró-labore, mas ele deve ser compatível com a função exercida e a realidade do mercado.

No entanto, existe uma referência comumente utilizada: o salário mínimo nacional, atualmente em R$ 1.518,00 (2025).

Entretanto, esse valor costuma ser insuficiente para sócios que exercem cargos de alta responsabilidade ou administração geral, e pode gerar questionamentos por parte da Receita Federal e do INSS, principalmente se houver distribuição significativa de lucros paralelamente.

Recomendação prática: O ideal é que o pró-labore esteja de acordo com os salários de mercado para cargos semelhantes ao que o sócio ocupa dentro da empresa.

Para um diretor, gestor, administrador ou profissional de saúde, por exemplo, pró-labores muito baixos podem ser interpretados como tentativa de evasão fiscal.

Como definir o valor ideal do pró-labore?

A definição do valor ideal depende de uma série de fatores. Veja os principais:

1. Porte da empresa

Empresas pequenas, com faturamento reduzido, podem estabelecer pró-labores mais modestos, desde que respeitem o mínimo legal e a coerência com o mercado.

2. Função exercida pelo sócio

Um sócio que atua na administração, comercial ou produção deve receber um valor proporcional à sua carga de trabalho e responsabilidade.

3. Capacidade financeira da empresa

O pró-labore não pode comprometer o caixa da empresa. O ideal é que ele esteja previsto no planejamento financeiro mensal, assim como o pagamento de impostos e fornecedores.

4. Planejamento tributário

Ao equilibrar pró-labore com distribuição de lucros, o empresário pode reduzir a carga tributária total e ainda manter contribuições à previdência. Por isso, é fundamental fazer esse planejamento com o suporte de um contador.

5. Regime tributário da empresa

• Simples Nacional: O INSS patronal pode estar incluso no DAS, dependendo do anexo.

• Lucro Presumido ou Real: Recolhimento integral de 20% patronal + encargos do IRRF.

Exemplo prático de definição de pró-labore

Imagine um sócio que trabalha na administração da empresa e quer receber R$ 6.000,00 de pró-labore mensal.

• INSS (11%) retido: R$ 660,00

• IRRF: aproximadamente R$ 185,00

• INSS patronal (20%): R$ 1.200,00 (custo da empresa)

Total líquido para o sócio: R$ 5.155,00
Custo total para a empresa: R$ 7.200,00

Agora, se ele definir um pró-labore de R$ 3.000,00 e complementar com distribuição de lucros, pode reduzir os encargos obrigatórios.

Por isso, a estratégia ideal é equilibrar pró-labore e lucros distribuídos, com apoio de um contador.

Qual a frequência e forma de pagamento do pró-labore?

• A frequência é mensal, seguindo um cronograma fixo (como o pagamento de salários);

• O pagamento deve ser feito em conta bancária do sócio, com lançamento na contabilidade;

• O pró-labore deve estar registrado no livro caixa ou sistema contábil, e os encargos pagos por meio de GPS (Guia da Previdência Social) e DARF do IR, quando aplicável.

O que acontece se não pagar pró-labore?

Empresas que possuem sócios atuantes e não pagam pró-labore estão em desconformidade com a legislação e correm riscos como:

• Multas e autuações pela Receita Federal e Previdência;

• Perda de benefícios previdenciários para os sócios (como aposentadoria e auxílio-doença);

• Questionamento da distribuição de lucros isentos — já que a Receita pode exigir que parte desses valores sejam considerados como remuneração.

Portanto, não pagar pró-labore é um erro que pode sair caro.

Conclusão: defina seu pró-labore com inteligência e segurança

O pró-labore é uma obrigação legal e um componente essencial para a organização financeira da sua empresa.

Mais do que apenas uma remuneração, ele impacta diretamente no planejamento tributário, na aposentadoria do sócio e na regularidade do negócio.

Por isso, é fundamental contar com uma contabilidade especializada, que ajude a:

• Calcular corretamente o valor ideal do pró-labore;

• Equilibrar os encargos com a distribuição de lucros;

• Cumprir todas as obrigações legais e evitar autuações.

Na Five Consultant Contabilidade, ajudamos empresários de todos os portes a tomar decisões estratégicas sobre pró-labore, regime tributário e gestão financeira.

📞 Entre em contato com a Five Consultant Contabilidade e descubra como definir seu pró-labore da forma mais econômica, segura e estratégica para o seu negócio.

Em clínicas médicas, a emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) não é apenas uma formalidade operacional: trata-se de uma obrigação legal que impacta a conformidade tributária, a relação com convênios e a credibilidade perante pacientes. 

Embora muitos profissionais enxerguem o procedimento como burocrático, a adoção de uma rotina organizada de emissão de notas fiscais traz agilidade, segurança jurídica e transparência financeira.

Para ter acesso a tudo que você precisa saber sobre a emissão de notas fiscais em clínicas médicas, continue conosco e acompanhe este artigo até o final.

A obrigatoriedade da NFS-e em clínicas médicas

A Lei 8.846/1994 deixa claro que a emissão de “nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à prestação de serviços, deverá ser efetuada no momento da efetivação da operação”.

Veja o que diz o artigo 1º da referida lei:

“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

1º O disposto neste artigo também alcança:

a) a locação de bens móveis e imóveis;

b) quaisquer outras transações realizadas com bens e serviços, praticadas por pessoas físicas ou jurídicas.”

Por sua vez, o artigo 2º da mesma lei, diz o seguinte:

“Art. 2º Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive ganhos de capital para efeito do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza e das contribuições sociais, incidentes sobre o lucro e o faturamento, a falta de emissão da nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no momento da efetivação das operações a que se refere o artigo anterior, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação.”

No caso das clínicas médicas, cada consulta, exame ou procedimento deve ser registrado por meio de NFS-e ou documento eletrônico equivalente. 

A não emissão ou a emissão com valor abaixo daquele efetivamente cobrado configura omissão de receita, crime de sonegação fiscal e sujeita o estabelecimento a multas, juros e até ação penal, conforme estabelece o art. 2º da mesma legislação.

Além da lei federal, cada município regulamenta a NFS-e em seu portal, determinando:

• Os códigos de serviço aplicáveis (CNAE e lista de serviços do ISS);

• O prazo máximo para emissão (geralmente até o final do expediente ou no dia seguinte);

• A obrigatoriedade de certificado digital para assinatura;

• As regras de retenção ou substituição tributária, quando cabíveis.

Por que emitir nota fiscal traz benefícios imediatos

Embora algumas clínicas relutem em implementar a NFS-e, os ganhos são múltiplos:

1.Facilidade de reembolso: Pacientes que buscam ressarcimento junto a planos de saúde ou na declaração de Imposto de Renda exigem a nota fiscal como comprovante legítimo.

2.Gestão de caixa: O registro eletrônico automatiza o controle de contas a pagar e receber, permitindo acompanhar em tempo real quais notas foram pagas e quais estão em aberto, reduzindo esquecimentos e retrabalhos.

3.Transparência fiscal: em eventuais auditorias do fisco municipal, a clínica exibe o histórico de faturamento e o recolhimento de ISS, evitando autuações.

4.Melhoria do relacionamento: pacientes valorizam estabelecimentos organizados, que disponibilizam comprovantes claros e profissionais.

Documentação e pré-requisitos para iniciar a emissão

Antes de emitir qualquer nota, a clínica deve reunir:

• CNPJ e inscrição municipal ativos;

• Alvará de funcionamento e registro na Vigilância Sanitária;

• Certificado digital (nos municípios que exigem assinatura eletrônica);

• Login e senha do sistema de NFS-e oferecido pela prefeitura.

Em grande parte das cidades, o acesso ao sistema eletrônico é feito pelo portal da prefeitura, onde se cadastram os tomadores de serviço (pacientes, empresas, convênios) e se parametrizam os códigos fiscais. 

Esse credenciamento, embora demore algumas horas ou dias para aprovação, é essencial para garantir a segurança e a autenticidade das notas.

Como funciona o fluxo de emissão de NFS-e

Veja como funciona o fluxo para emissão de uma nota fiscal de serviços em uma clínica médica:

1.Cadastro do tomador: No ambiente eletrônico, a clínica inclui, uma única vez, dados como nome completo ou razão social, CPF/CNPJ e endereço do cliente contratante dos serviços.

2.Registro da nota: No dia da prestação de serviços, o operador seleciona o tomador, escolhe o serviço adequado, informa data, valor e detalha no campo “Descrição do Serviço” o procedimento.

3.Assinatura e emissão: O sistema gera um arquivo XML e PDF, assinado digitalmente. A NFS-e eletrônica é transmitida imediatamente, e fica disponível para download.

5.Entrega ao paciente/convênio: Por e-mail ou impressão, a clínica fornece ao cliente a nota fiscal, conforme determina a legislação.

Por mais que possa parecer inicialmente complexo, a emissão de notas fiscais de serviços é bem simples, e pode ser realizada em questão de segundos, quando os dados do cliente já estão cadastrados.

Tributos incidentes e regimes tributários

De acordo com a legislação em vigor, sobre cada nota fiscal emitida, incidem impostos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP) e o ISS (imposto municipal).

Por sua vez, as alíquotas aplicáveis e o valor dos impostos devidos, dependerá de itens como o volume de faturamento da clínica e o regime tributário adotado, que pode ser o Simples Nacional, o Lucro Presumido ou o Lucro Real.

Para escolher o regime tributário mais econômico, e não pagar mais impostos que o necessário, contar com o suporte de uma contabilidade especializada é fundamental.

Conclusão

Emitir nota fiscal em clínica médica é muito mais do que cumprir uma exigência legal: é estruturar a operação para ganhar eficiência, evitar riscos de autuações e fortalecer a imagem junto a pacientes e convênios. 

Com processos bem desenhados, sistemas integrados e o apoio de uma contabilidade especializada como a Five Consultant, sua clínica ganha conformidade fiscal, visibilidade financeira e foco no que importa — o atendimento de qualidade.

Quer deixar a NFS-e em dia e ter mais tranquilidade para crescer?

Entre em contato com a Five Consultant Contabilidade e fale com nossos especialistas em contabilidade para clínicas médicas!